På mange arbejdspladser er der i dag ønsker og krav til forbedringer af arbejdsgangene og herunder arbejdsprocesserne. Dette indebærer optimeringer med henblik på at effektivisere arbejdspladsens funktioner.
Der kan være flere forskellige årsager til, hvorfor mange arbejdspladser bliver pålagt sådan et fokus. For de fleste arbejdspladser i erhvervslivet, drejer det sig om at forbedre indtjeningsmulighederne, konkurrencedygtigheden og virksomhedsdriften.
Ligeledes kan der for arbejdspladser indenfor både erhvervslivet og det offentlige være ønsker, om at gøre tingene mere effektivt og sparsomt – uden at gå ned i kvaliteten for meget. Dette kan omfatte mange forskellige ting, herunder elektroniske enheder mv.
En sag med mange begyndelser
Administrationen er oftest en af de afdelinger som understøttes af et bredt væv af bagvedliggende arbejdsprocesser. Der kan være tale om mange forskellige ting, og brug af forskellige elektroniske enheder som understøtter administrative processer. Selvom, at det kan lyde bredt, er der heldigvis en del ting, som du kan gøre for at forbedre din arbejdsplads administration på flere måder.
Du bør her vælge et eller flere steder, hvor du vil starte dine optimeringer:
- Printere
- Kopimaskiner
- Dokumenthåndtering
- Fakturahåndtering
- Arkivering
- Og mange flere
Ovenstående liste kan godt se noget anderledes ud på din arbejdsplads, derfor bør du altid tage udgangspunkt i din egen arbejdsplads for de bedste resultater.
Vælg strategisk forbedringspunkterne
Når du skal vælge et område at optimere, er det ikke nødvendigvis altid, at det er tydeligt hvilket et sted du skal starte. Hertil, om du har valgt det rigtige sted at starte. Som regel bør du starte med at optimere de mest kritiske områder, men er du ikke bekendt med disse, kan du starte med en induktiv undersøgelse.
Et eksempel her kan være, at du starter med at undersøge jeres printermiljø for eventuelle fejl og mangler. Du undersøger her jeres printere her for en række forskellige ting, som der nedsætter jeres effektivitet eller øger forbruget unødvendigt.
Der kan være tale om undersøgelse af:
- Blækpatron forbruget
- Elforbruget
- Hastighed (print og opstart)
- Hvor mange fejl og hvor ofte
- Internet adgang
- Sikkerhed og lign.
Der kan være flere steder at starte her, og det er ikke altid, at printeren har flere eller alle problemer i faktorerne nævnt foroven. Er jeres printer mange år gammel, er der høj sandsynlighed for, at den er udateret.
Et eksempel på morgendagens printere
Har jeres printere flere problemer, kan den hurtige give problemer for jeres administrative processer. Der kan her være tale om øget forbrug af resurser i form af store elregninger og blækpatron forbrug. Henunder opkald til teknikere eller ventende mandskabstimer.
Et hurtigt eksempel på en løsning, som kan øge jeres effektivt og give markante forbrugsbesparelser på årsbasis, er Epson’s inkjet printer til erhverv. Den er særligt kendetegnet for dets banebrydende brug af varmeteknologi som gør, at den forbruger markant mindre end andre printere.